构建医院标本转运闭环管理体系：全程可追溯，守护医疗质量

       本文以华中科技大学同济医学院附属协和医院为例，从服务管理体系的建设到实施层面对标本转运闭环管理系统设计进行详细的阐述，强调把“管理思路”和“管理规则”融入到信息化系统之中，根据医院管理的实际需求设计标准化的转运流程，标本转运闭环管理系统的成功设计与实施，不仅实现了精细化管理，提高医疗保障质量，还提升了转运人员的工作效率与服务质量，希望能为全国的医疗机构提供经验借鉴。

一、精准把握需求，深化业务规则梳理

       2021年，华中科技大学同济医学院附属协和医院与武汉大势恒通科技有限责任公司携手，正式启动了标本转运闭环管理系统建设项目，贯穿业务调研评估、专业化业务流程设计、服务运营管理规则制定、系统建设到应用的全生命周期管理。通过调研，我们明确了需解决的核心痛点：标本遗失风险、送达时效延误、检验地点错送、闭环数据缺失，以及转运人员工作量、准时率与准确率的量化评估难题。

      华中科技大学同济医学院附属协和医院，四大院区规模宏大，每日标本转运量庞大且种类多，针对医院检测点、实验室分布广，设立了分拣中心，特别是跨院区转运的特殊性，我们与医院紧密合作，共同完成了标准化的流程设计、精细化的交接核对管理以及闭环数据的追溯查看等。

1、多样化的流程设计

• 标本收取流程：我们创新融合标本配送与轮巡模式，减少转运无效行程，精准对接需求科室。转运人员按工单预设时段逐科收集，逐一扫描每一支标本条码，确保标本可追溯，并与临床科室细致交接核对，提升效率与灵活性。

• 本院区标本送达流程：针对各院区标本种类多、数量大的特点，设立了分拣中心，按标本类型或目标科室归类分拣，既节省了人力，又加快了处理速度，提升了工作效率和服务质量。

• 跨院区标本送达流程：各分院区的检验室与实验室资源有限，存在诸多无法直接检测的标本类型，我们根据实际需求设计了跨院区标本转运流程。

• 根据时间要求/积分规则的设定，系统信息数据的互联互通，可实现对转运人员的绩效考核，同时将服务人员成本精确的分摊到相关科室。

• 按急查标本、普通标本分别设定转运时间控制要求（急查标本按医嘱标识、标本类型定义）

• 按接单响应时间、到达临床时间、送达检验时间分段精细化定义时间要求

• 根据超时的时长扣减绩效积分

• 一次转运至多个检验科室可追加积分

• 可根据楼栋距离设定绩效积分系数

 

3、精细化交接核对管理

      在标本的收取和送达过程中，系统会进行多次的交接核对，并会形成交接记录，以确保信息的准确性和全流程可追溯。

（1）收取交接核对

• 转运人员通过扫描标本码，可查看临床科室应收取标本的类型、数量、终点科室等信息

• 转运人员需逐一扫描每一支标本，进行收取交接记录

• 收取扫描时，系统自动进行该临床科室标本总数量，与各目的检验科室数量的分类统计

（2）本院区送达交接核对

• 到达检验科室，扫描每一支标本，显示标本详细信息和扫描交接的数量

• 扫描完成，系统会提示该检验科室已收标本和应收标本数量，确保送达数量和目的地的准确性

• 所有目的科室送达完成，按目的科室名称对应进行标本数量、转运状态的提示确认

（3）跨院区送达交接核对

• 到达分院区检测科分拣中心，根据主院区的目的科室，按收取标本数量和详细信息的提示确认

• 跨院区标本工单建单完成，核对起点科室和终点科室

• 在主院区目的科室签到，根据当前科室标本数量，可修改，核对标本的数量、信息的准确性

• 所有目的科室送达完成，按目的科室名称对应进行标本数量、转运状态的提示确认

   

       所有院区转运人员均可通过移动端接收任务，扫描标本条码、检验科室码,实现信息的即时核对与交接记录的自动生成，形成全院标本转运的闭环数据，确保标本转运的转运人员、标本详情、转运地点等关键信息都清晰可查，为标本管理的透明化、精细化提供了有力支持。

 

5、实时状态跟踪

• 实时跟踪转运人员空闲时长、当天累计工单量与工作执行状态，实现资源优化

• 实时更新各临床科室应收、已收的急标、普标数据，确保准时安全送达

       通过详尽的业务规则梳理、定制多样化的流程设计、强化精细化交接核对管理，并构建闭环追溯体系，我们确保标本管理达到“0”丢失率、准时送达率98%以上及送达正确率100%，同时实现闭环追溯管理与量化绩效管理的双重目标，关键在于每一步的精准执行与持续优化。

超大规模一体化管理：本项目成功实现了华中科技大学同济医学院附属协和医院四个院区的一体化标本转运管理。

复杂场景深度应对：面对跨院区标本转运交接、各院区差异化的标本转运流程、复杂的标本闭环业务、复杂的人员分组与排班需求，以及广泛分布的实验室等挑战，项目团队展现了卓越的解决能力，确保了系统的稳定运行。

多元物流模式融合：在已具备轨道物流和气泵物流的基础上，项目巧妙地将人工转运服务融入其中，形成了优势互补的物流体系，进一步提升了标本转运的灵活性和效率。

全流程追溯能力：项目实现了每一只标本从采集到检验的全流程追溯，确保了标本信息的准确无误，为医疗质量提供了坚实保障。

高度自动化与智能化：通过自动申请、自动调度分派、数据自动核对及差错自动提醒等功能，项目大幅提升了系统的易用性、准确性和工作效率，减少了人为错误的发生。

标准化流程与高效分拣：标准化的转运流程不仅节约了时间，还显著提高了工作效率。分拣中心的设立更是大幅减少了人力成本，实现了资源的优化配置。

绩效考核体系完善：针对转运人员设计的绩效积分系统，不仅实现了对转运工作的量化评估，还提高了服务质量和满意度。

效率与准确性双重提升：自动化与智能化的应用使得标本转运工作更加高效、准确，减少了人为因素的干扰，提升了整体医疗服务的品质。

资源优化配置：通过合理的物流模式选择和标准化的流程设计，项目实现了医院内部资源的优化配置，降低了运营成本。

管理决策支持：系统数据为医院管理层提供了有力的决策支持，有助于医院持续优化服务流程，提升管理水平。

行业示范效应：本项目的成功实施为同行业树立了标杆，推动了标本转运管理领域的创新与发展。